Smarte Alleskönner für jede Branche: Wie OKI mit Drucklösungen Unternehmen bei der digitalen Transformation unterstützt.

Eigentlich müssten es Drucker im Zeitalter der digitalen Transformation schwer haben. Immerhin ist Papier ein komplett analoges Medium. Doch das Gegenteil ist der Fall. Im Zuge der digitalen Transformation werden intelligente Drucklösungen immer wichtiger. Die größte Herausforderung ist dabei die beständig wachsende Datenmenge. Sie gilt es zu verwalten, Inhalte zu priorisieren und auf möglichst kostengünstige und zeitsparende Weise sicher weiterzugeben. Das führt dazu, dass sich die Nachfrage weg von reinen Druckern und hin zu kombinierten Hard- und Software-Lösungen entwickelt. Denn solch­ leistungsstarke Drucksysteme dienen den Unternehmen quasi als Einstieg in die Cloud und bieten weit mehr als einfaches Drucken und Kopieren auf Papier.

Werbeagenturen, die ihre Drucksys­teme direkt auf ihre individuelle Farbskala justieren, Hersteller, die ihre Drucker an die ERP-Systeme anbinden oder Ärzte, die mithilfe von Multifunktions-Printern (MFPs) eingescannte Befunde direkt in der jeweiligen Patientenakte ablegen – das alles können intelligente Drucksysteme leisten. Damit das gelingt, ist speziell die Flexibilität der Hardware-Plattform entscheidend. Der Druckerhersteller OKI setzt hier auf eine offene Plattform und die Zusammenarbeit mit führenden Lösungspartnern. Mithilfe intelligenter Software-Tools und Interfaces schaffen Drucksys­teme smarte Lösungen, die speziell auf die Bedürfnisse individueller Unternehmen zugeschnitten sind und in unterschiedlichen Branchen für entscheidende Wettbewerbsvorteile sorgen.

Gesundheitswesen: Röntgenbilder drucken, Patientendaten verwalten
Im Gesundheitswesen werden große Mengen an vertraulichen, personenbezogenen Daten gespeichert, deren Sicherheit an erster Stelle steht. Leistungsstarke Drucklösungen bieten mit speziellen Funktionen für den verschlüsselten, sicheren Druck sowie die Authentifizierung der Benutzerzugriffe die nötige Voraussetzung, um die Vertraulichkeit von Patienteninformationen lückenlos zu gewährleisten. So sorgen intelligente Scan-Lösungen wie »Drivve | Image« dafür, Fehler bei der Zuordnung von Patientendokumenten zu vermeiden. Mit der Software lassen sich Barcodedaten automatisch lesen und als Metadaten von EDV-Systemen im Gesundheitswesen weiter verarbeiten.

Auch bei der Rezeptverarbeitung erleichtern MFPs den Workflow erheblich: Apotheken können beispielsweise Rezepte scannen und die relevanten Informationen direkt an den Gesundheitsdienst senden, so dass die Verarbeitungszeit verkürzt und die Genauigkeit im Verarbeitungsprozess sichergestellt wird.

In der Diagnostik wiederum unterstützt die Einbettung von DICOM-Intelligenz in Drucklösungen den Workflow für bildgebende Befunde im Röntgen- und Ultraschall-Bereich. Diese Bildbefunde werden für die Diagnose über den im Gesundheitswesen üblichen Bilddaten-Kommunikationsstandard DICOM (Digital Imaging COMmunication) direkt auf dem Computerbildschirm angezeigt. Mithilfe einer eingebetteten DICOM-Lösung im Drucksystem lassen sich diese Bilder nachfolgend auch in bester Qualität und vor allem ohne einen zusätzlich erforderlichen DICOM-Server direkt ausdrucken und für die Archivierung ablegen. Die Praxen und Krankenhäuser sparen sich somit teure Zusatzanschaffungen.

Einzelhandel: Werbematerialien inhouse drucken
Werbung und Beschilderung sind wirkungsvolle Instrumente, um im Einzelhandel für mehr Kundenfrequenz zu sorgen. Auch wenn das Outsourcing von derartigen Druckaufträgen verlockend erscheint, sind die Kosten für Druckjobs mit geringer Auflage oft so hoch, dass Einzelhändler sich für größere Auflagen als nötig entscheiden und unnötiger Überschuss erzeugt wird. Mit hochauflösenden Farbdruckern und MFPs in Kombination mit Softwareplattformen lassen sich Werbe-Materialien wie effektvolle Plakate, Banner, Fensterfolien, Hinweisschilder und Etiketten kinderleicht inhouse entwerfen und auf einer Vielzahl von Medienformaten und Materialien drucken.

Die Softwareplattform Prestige ermöglicht es, Werbemittel zentral zu planen, zu verwalten und etwa an verschiedene Filialen zu verteilen. So lassen sich etwa  Druckaufträge direkt in den Verkaufsstellen realisieren. Das reduziert den Überschuss erheblich und spart Aufwand und Kosten für die Verteilung der Druckerzeugnisse an die einzelnen Filialen. Darüber hinaus ermöglichen Anwendungen wie das OKI Color Correct Utility oder der PS Gamma Adjuster ein Farbmanagement, bei dem sich sowohl der Farbton als auch die Sättigung oder der Gamma-Wert manuell ändern und als individuelles Profil abspeichern lassen. Anstatt am Drucker die Farben zu verändern, werden die Ausdrucke schon vom Druckertreiber mit den geänderten Werten zum Drucker gesendet. Gerade bei Druckern, die mehrere Personen nutzen, ist dies sinnvoll. So kann jeder Anwender seine individuellen Einstellungen verwenden, ohne den Drucker jedes Mal neu feinjustieren zu müssen.


Personalwesen: professionelles Dokumentenmanagement
Personalabteilungen mit dokumenten-lastigen Prozessen arbeiten mit verschiedenen Formularen – angefangen bei Arbeitsverträgen über Beurteilungen bis hin zu Krankmeldungen oder Urlaubsanträgen. All diese Dokumente müssen verarbeitet und gespeichert werden und sich sicher aufrufen lassen. Serverbasierte Dokumentenmanagement-Software wie der Sendys Explorer erfasst Lebensläufe, Briefe, Referenzen und andere Dokumente, die für Recruitment- und Onboarding-Prozesse von Bedeutung sind, per Scan aus verschiedenen Quellen (MFP, Smartphone, Tablet-Kamera über iOS-App oder E-Mail-Konten) und  konvertiert sie in eine Vielzahl durchsuchbarer und bearbeitbarer Formate.

Eine integrierte optische Zeichenerkennung (OCR-Funktion) sorgt dabei dafür, dass sich die in Personalabteilungen eingehenden Daten per Volltextsuche schnell und einfach weiterverarbeiten sowie wiederfinden lassen. Gleichzeitig archiviert das Dokumentenmanagement alle gescannten Dokumente wie Urlaubsanträge und Krankmeldungen automatisch. Direkt über das Bedienfeld des Drucksys­tems kann der Personaler Dokumente per Mail wahlweise an sich selbst (Scan to Me) oder einen anderen Mitarbeiter (Scan to E-Mail) schicken sowie sie in seinen persönlichen Ordner (Scan to Folder) ablegen. Personal-Fachbearbeiter können so schnell direkt über den Bedienbildschirm des MFPs den Lebenslauf eines Bewerbers ausdrucken oder per Webzugang Fahrtkos­ten- und Urlaubsanträge verwalten. Ebenso lassen sich mit Sendys im PDF-Format erstellte Druckaufträge zentral speichern und am Display des Druckers abrufen. Das spart Zeit und stellt sicher, dass nur die aktuellsten Dokumente gedruckt werden.

Über Konnektoren für Google Cloud, Microsoft Sharepoint, One Drive oder Dropbox binden die Drucksysteme die Daten zudem schnell und einfach in Cloud-Anwendungen ein. Die Benutzer-Authentifikation erfolgt dabei intern per PIN oder Benutzername und Passwort. Und dank einer Synchronisationsmöglichkeit mit Microsoft Active Directory haben die Mitarbeiter der Personalabteilung immer und von überall aus Zugriff auf ihre eingescannten Daten – egal, ob sie sich im eigenen Netzwerk befinden oder diese von unterwegs aufrufen.

Um die umfassende Vertraulichkeit von Dokumenten wie Verträgen und Anträgen der Mitarbeiter sicherzustellen und so die Richtlinien zum Dokumentenmanagement des Unternehmens einzuhalten, sind intelligente Drucksysteme mit integrierter Sicherheit ausgestattet. So sorgen etwa verschiedene Funktionen für den verschlüsselten, sicheren Druck sowie die Authentifizierung des Benutzerzugriffs (Lese-/Schreibberechtigungen) für den nötigen Datenschutz.

Optimierte Workflows sparen Zeit und steigern die Produktivität
Smarte Software-Integrationen sorgen dafür, dass sich über das Druckmanagement gezielt Zeit und Kosten einsparen sowie Wettbewerbsvorteile erzielen lassen. Wie wichtig solche Workflow-Optimierungen für die Produktivitätssteigerung von Unternehmen sind, belegt unter anderem auch eine von OKI beauftragte IDC Studie. Knapp 70 Prozent der Befragten sehen in der Workflow-Optimierung einen wichtigen Faktor für die Produktivitätssteigerung und setzen dabei auf leistungsstarke Tools für die Geschäftsprozess-Automatisierung. Drucklösungen spielen dabei eine wichtige Rolle. Mit vielen individuell anpassbaren, digitalen Funktionen für die Datenerfassung, Datenintegration und Datenübermittlung ermöglichen sie kosten- und zeitsparende Workflow-Lösungen und unterstützen Unternehmen aller Branchen dabei, ihre Geschäftsprozesse auf dem Weg in die digitale Arbeitswelt zu optimieren.